Samenvatting

ARP Nederland, een prominente speler op het gebied van IT oplossingen en IT services, zocht naar een oplossing om hun voorraadbeheer te optimaliseren. Ze wilden een systeem dat nauwkeurig kon bijhouden voor welk project elk voorraadproduct bedoeld was, zelfs als deze producten in verschillende magazijnen of locaties waren opgeslagen. Met Odoo kunnen ze hun bedrijfsprocessen verder automatiseren en hun voorraad efficiënter registreren.

De samenwerking met Codeforward was opmerkelijk. Hun snelheid en efficiëntie in het implementeren van Odoo waren indrukwekkend.

Achtergrond

ARP Nederland is onderdeel van de Bechtle Group dat uit meer dan 100 bedrijven bestaat en een hoofdkantoor heeft in Duitsland. ARP helpt klanten in alle soorten en maten aan de IT hardware en -software die ze nodig hebben. Het bedrijf adviseert over IT omgevingen en implementeert en beheert deze IT omgevingen, van werkplekken tot datacenters. Om maatwerkoplossingen te bieden heeft ARP Nederland een Services Hub in Maastricht die voorziet in aanvullende dienstverlening: van projectmanagement, in-house & on-site IT services en supply chain management tot customer services, service delivery management en repair services.

Enkele feiten over ARP Nederland:

• 180 medewerkers
• 3 locaties in Maastricht
• Bestaat sinds 1992
• Onderdeel van Bechtle AG groep (beursgenoteerd, 14 landen, 5+ miljard omzet)

Uitdaging

ARP bewaakte de in-house IT serviceprocessen in een maatwerkapplicatie. Medewerkers moesten veel informatie in vrije tekstvelden intypen en opslaan (bijv. producten en aantallen). Dit bemoeilijkte de traceerbaarheid van producten en vereiste veel handwerk om de juiste voorraad bij te houden.

Bijzonder aan de situatie van de Services Hub is dat zij feitelijk diensten verleent voor klanten van andere entiteiten van de Bechtle groep. De dienstverlening, die lijkt op consignatie (in tijdelijke bewaring nemen), is georganiseerd in een projectvorm waarbij iemand een project aanmaakt voor een specifieke eindklant van een Bechtle entiteit.

Van ieder voorraadproduct moet worden bijgehouden voor welk project het product bedoeld is. Producten bedoeld voor een specifiek project mogen namelijk niet gebruikt worden voor een ander project. 
Om het nog wat complexer te maken, is het mogelijk dat producten voor hetzelfde project in verschillende magazijnen en/of voorraadlocaties zijn opgeslagen. 

Verder moet het ook mogelijk zijn om serienummers te registreren bij het uitvoeren van de dienstverlening.

Een van de sterke punten van ARP is dat het bedrijf zijn dienstverlening ook toepast in grote projecten waarbij het bedrijf een groot volume verwerkt. Dit betekent dat de nieuwe oplossing ook in staat moet zijn om bulkopdrachten te verwerken.

De oplossing moet uiteraard gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig zijn en zo min mogelijk handwerk vereisen. Mogelijkheden tot schaalbaarheid en verdere automatisering (bijvoorbeeld integraties met logistieke partners) zijn een vereiste.

De oplossing

Codeforward introduceerde Odoo: een krachtig platform voor geautomatiseerde bedrijfsprocessen. 

Na een grondige analyse van de eisen ontwikkelde Codeforward specifiek maatwerk om voor ARP de voorraadregistratie op projectniveau mogelijk te maken. Uiteraard met behoud van alle standaardfunctionaliteiten en rapportages. Met Odoo kan ARP de voorraad per project, per locatie en op product- en serienummerniveau zeer precies bijhouden. Daarnaast ontwikkelde Codeforward enkele functies die het aanmaken van projecten en het verwerken van bulkoperaties versnellen door automatisering.

Een maatwerk wizard zorgt ervoor dat ARP in Odoo bij aankondiging van een project met één klik een project, een binnenkomende order en een uitgaande afroeporder aanmaakt. Bij binnenkomst van de goederen boekt een medewerker deze goederen met barcodescanners meteen op de juiste voorraadlocatie en registreert de aantallen op het project. Vervolgens vinden een of meerdere afroepen plaats van de goederen op voorraad die in bulk of per stuk naar een eindklant gaan. Odoo maakt automatisch verzendlabels aan dankzij een out-of-the-box integratie met de logistieke partner. Medewerkers houden met de standaard Odoo voorraadrapportages nauwgezet in de gaten wat het verloop van de voorraad is.

ARP kan nu gedetailleerde voorraadinformatie bijhouden op project-, locatie-, product- en serienummerniveau. Daarnaast vereenvoudigt de integratie met logistieke partners het verzendproces.

Resultaten

Hoewel Odoo nog maar kort in gebruik is, zijn de eerste resultaten veelbelovend. De output is verbeterd en de registratie van voorraad is efficiënter geworden. Medewerkers hebben nu meer vertrouwen in het systeem en kunnen hun taken sneller en nauwkeuriger uitvoeren.

Toekomstperspectief

Met Odoo heeft ARP nu een schaalbaar platform dat kan worden uitgebreid met extra modules om andere bedrijfsprocessen verder te automatiseren zoals Reparaties, Tijdregistratie en Project Management. Ivo, Manager Project Management bij ARP Nederland, gelooft dat Odoo een cruciale rol zal spelen bij het opschalen en verder automatiseren van hun dienstverlening. 

Conclusie

De implementatie van Odoo door Codeforward heeft ARP Nederland in staat gesteld hun voorraadbeheer te transformeren. Door automatisering en maatwerkoplossingen kunnen ze nu efficiënter en nauwkeuriger werken, wat uiteindelijk leidt tot betere dienstverlening aan hun klanten.

Wil jij meer weten over deze klantcase, over Odoo of Codeforward? 

Neem dan nu contact op met Odoo specialist Chris, hij beantwoord je vragen graag.

Neem contact op